電話の応対には礼儀が必要です。

1.適時に電話に出る。

電話のベルが鳴ったら、すぐに迎えに行きます。

忙しいのは確かですが、「すみません、10分後にまた電話してもらえますか？

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2.自分から名乗る。

家を名乗るのは人と便利で、自分が便利で、時間を節約し、効率を高める良い方法です。

3.相手の話をよく聞きます。

電話に出る時は相手の話をよく聞くべきです。そして時々、「はい」「はい」「どうぞ」「どういたしまして。

漫然としていたり、質問に答えたり、聞きながら身近な人と話をしたりするのは、相手を尊重しないからです。

4.録音電話を使うなら、録音プログラムを事前に編集し、細かいところまで考えておくべきです。

しばらく音楽をかけないでください。プログラムを複雑にしないでください。

5.もし電話を間違えたら、すぐに言ってください。口調は優しくして、皮肉を言わないでください。怒りを表現しないでください。

6.オフィスで電話に出る音はあまり大きくしないでください。

電話に出る音が大きすぎて、他の人の仕事に影響を与えますし、相手も気分が悪いです。

7.他の人の代わりに電話に出る時は、相手の名前、電話、会社の名前をよく聞いて、電話に出る時に受話者のために便宜を図ってください。

相手の動機、目的が分からない時は、受話者の行方や個人情報、例えば携帯番号などを勝手に言わないでください。

8.もし相手が自分の名前を言っていないなら、直接に上司の行方を聞いて、礼儀正しく、丁寧に相手に尋ねるべきです。

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9.電話で用件を伝えるときは、要点を繰り返し、番号、数字、日付、時間などについては、間違えないように再度確認してください。

10.電話を切る前のマナーは無視してはいけません。相手が電話を切ったことを確認してから、そっと電話を切ることができます。