文書管理の重要な役割

プロジェクトのプロセスを管理する上で重要な役割

管理が整っているプロジェクト文書として、管理者は完全にその軌跡に従ってプロジェクト全体の進捗状況を見極めることができます。同時に段階的文書の把握によって、プロジェクト全体の品質をよくコントロールすることができます。

完全に秩序のあるプロジェクト文書の管理規定を制定する必要があります。その役割は以下の6つの面があります。

一つはプロジェクト管理者が開発の進捗、問題、予想目標を理解する管理根拠である。

第二に、多くのソフトウェア開発プロジェクトはいくつかのタスクに分割され、異なるグループによって完成されます。

文書管理は異なるグループのタスク間の連絡の重要な証拠である。

第三に、完全な文書を提供し、プロジェクト開発の品質を保証します。

第四に、プロジェクト文書はシステム管理者、オペレータ、ユーザ、管理者及びその他の関係者がシステムの作業に関するトレーニングと参考資料を理解しています。第五に、プロジェクト文書はシステム維持員にメンテナンスサポートを提供します。第六に、プロジェクト文書は重要な歴史文書として新たなプロジェクトの開発資源になります。

現在、多くの金融・通信企業は、顧客にサービスを提供し、自身のデータを正確に把握するために、データ倉庫システムの構築に余念がない。

企業データ倉庫（EDW）は建設準備プロジェクトグループからソフトウェア開発建設までシステムオンラインメンテナンスまで、基本的にソフトウェアプロジェクト建設のすべての一環に関連して、文書管理に対して比較的全面的な要求を提出しました。

以下はEDWの建設を例にして、さらに検討します。

まず、VSSソフトウェアを介してプロジェクト文書管理サーバを作成し、すべてのプロジェクト文書を保存します。

第二に、プロジェクトの保存文書はプロジェクト管理、プロジェクト調査、プロジェクト開発、プロジェクト応用、システム管理、システムテストの検収、プロジェクト研修、バージョンコントロール、データ品質管理、ユーザーマニュアル、システムオンラインなどの全プロジェクト周期をカバーします。

しかし、プロジェクト管理者の体験から言えば、これらの文書の保存は混乱無秩序で、必要な情報を迅速に得ることができません。

その原因を追求して、プロジェクトグループはシステム開発の過程の中で文書の保存を重視しますが、しかし文書の管理を軽視しました。

ドキュメントファイリングには正式な管理要求がありません。ドキュメント提出の根拠とルールがありません。

最後に文書管理規定を作成します。

EDWプロジェクトを例にとって、文書管理が確立されていない場合を図1に示します。

統一された文書管理規定がないため、プロジェクトチームは自分の担当したプロジェクト文書にのみ精通しています。

また、プロジェクトグループのメンバーでもプロジェクトマネージャーでも、他のドキュメントの保存場所やドキュメント名などの情報が不足していて、重要な文書をすぐに入手できませんでした。

このため、プロジェクトマネージャーはプロジェクト文書からプロジェクトの進捗状況を把握することができません。

文書管理規定が制定された後の状況は図2に示すとおりです。

プロジェクト文書管理者は規定に従って文書を管理するので、プロジェクトマネージャーとグループメンバーは自分の必要な各種文書を迅速に入手することができます。

同時に、プロジェクトマネージャーはプロジェクト文書を通してプロジェクトの進捗状況を把握することもできます。