企業文書効率の10大キラー

これらの問題は往々にして時間の浪費をもたらし、コミュニケーションが困難で、安全上の潜在的な危険を引き起こし、企業の管理が困難になり、利潤が減少し、紙資源のコストが高いことと仕事の進度が遅くなることを招き、企業の良性発展に影響を与えます。企業文書管理中の「十大殺し屋」。

情報人斬り

企業文書の資料数十台以上のコンピューターに分散して保存していますが、データの統一バックアップはほとんどできません。システムのハードディスクが破損したり、ウイルスに感染したりする場合があります。

社内のパソコンにウイルスが麻痺した場合、多くの重要な機密文書が攻撃され、あるウイルスが会社の機密文書をインターネットにアップロードします。コンピュータのハードディスクが壊れた時、破壊されたデータは回復できません。これらの状況は企業に直接に巨大で不可逆的な損失をもたらします。

沈黙の刺客

周知のように企業管理中従業員の離職、転職などの人員の流動現象は非常によく見られます。会社に関する重要書類はしばしば複製、削除、流出されています。直接会社に補えない損失をもたらします。

国内外のメディアはよく企業内部の機密データの盗難事件について報道していますが、調査によると、85%の職員がこれらの「競争力」のある資料や情報を簡単にダウンロードでき、78%の資料が企業内から流出していることが分かりました。従業員が退職した後に会社の商業機密文書をコピーして持っていって、更に高値で競争相手に売って、深刻な情況は企業に数千万元の直接の損失をもたらすかもしれなくて、間接的な損失は更に計り知れません。

影の伝説

企業がどんどん大きくなっていくにつれて、文書の数は十倍から百倍のスピードで増えてきました。長年にわたって、ある文書を素早く正確に探すのはとても難しくて、ほとんど実現できません。検索に費やす時間、人的資源は計り知れない。

企業の管理の中でいつも会社の全体の従業員を動員して探してとても長い前のある書類の情況を調べる必要があって、大量の人力と時間のコストを浪費しただけではなくて、あります上で千万の業務は手の中から抜け出します。毎日の検索で無駄な時間は約20分で、計算によると、一人一人は毎年11日間で検索しています。数十人、数百人で構成された企業が無駄にしているのは数十万円から百万円の支出です。

　　破損狂

紙の文書は非常に保存が難しく、大量の空間を占めるだけでなく、修復不可能な損傷を引き起こしやすく、検索が全くできなくなり、どの部分に問題が発生しても補填できない損失をもたらします。

多くの企業はまだ紙の文書を管理する段階にとどまっています。いつも年を重ねて、書類の量がとても多くて、しかも多くの紙が腐ってかびが生えて、上の文字がよく見えません。検索ができないので、箱をひっくり返して一つ一つ検索するしかないです。時間と材料の無駄が多くなりました。企業に大きな迷惑をかける。

　幽霊と紛らわしい

企業の運営過程では膨大な数量の文書が発生しがちで、各文書は毎日大量のスタッフによって繰り返し転送されます。例えば、契約、見積書、方案などの重要な書類はバージョン統一ができないので、バージョンが混同されて仕事のミスが発生するのは避けられません。

書類の分類がきちんとされていないので、契約書に署名する時は廃棄された契約書を誤って使ってしまいました。生産を行う時、オリジナルの生産設計原稿を最新の設計原稿として使用して、気づき次第生産を再開します。誤ったロットの製品は廃棄して、大量の生産原料を浪費して、商品の納期を遅延しました。

　　通路狙撃手

企業内には常に数十個、あるいは数百個の部門と支社があります。従業員の数はもっと大きいです。社員は必要な書類をすぐに入手できません。情報受信の遅れが目立つ。

会社の規模の拡大に伴い、企業の各部門及び支社と本社の間の公文書の移動速度が緩慢であり、添付ファイルを通じてダウンロードした公文書の移動形式が煩雑で効果がない。ファイル検索と電子ファイル管理の難しさが大きく、企業情報化管理のボトルネックとなっている。

　書類散弾

企業の文書量が倍になるにつれて、多くの書類が数十台から数百台のコンピューターに散乱して保存され、すべての書類を集中的に管理することは実現できない理想です。

統一された文書管理プラットフォームがないため、企業内部の文書のバージョンが煩雑で、文書が異なったコンピュータに散らばっています。文書管理は非常に困難で、重要な書類を失いやすいです。共同作業の項目の統一管理が困難で、協議会に費やす時間と労力が多すぎて、全体の事務効率が極めて低いです。圧倒的多数の企業文書管理の病巣となった。

　フロー爆撃機

企業は毎日数十件から数百件の書類を承認して転々としています。一人ずつ審査員を探して、常に数ヶ月の時間がかかります。流れを全部時間通りに完成したいです。

関連する調査結果の統計によると、企業の遠隔管理と書類の回転のコストは総コストの10%ぐらいを占めています。ファイルの移動の過程は非常に繁雑で、しかも効率が低下しています。仕事のプロセスに影響して、企業に必要でない時間とコストの浪費をもたらします。仕事の効率が低下して、企業の通弊になった。

　痕跡道夫

企業の仕事は文書に離れられないで、百数千人の従業員は毎時すべて文書に対して操作を行っています。どのような文書に対してどのような操作をしたかは記録できません。

会社の機密文書は悪意によって改ざんされましたが、誰がやったのか調べられません。社員同士で責任転嫁をしてはいけません。社内の団結に影響を与えます。重要な内容が誤って削除されて、前のバージョンに戻りません。

身代わりの剣士

企業文書は大人数千万を蓄積しています。すべての文書に対して統一的な番号管理ができません。重要な文書は例えば、契約書、人事書類などです。

お客様と契約を締結する時、文書番号が混乱していますので、お客様の契約を交換した後、相手方に渡すことを間違えました。会社の信用に影響を与えただけではなく、契約の守秘責任に関する条項を違反して、会社に経済損失を与えたこともよくあります。